Office Manager:in / Operations / Sales & Executive Support – (60–80%) – Zürich Bellevue

In dieser Rolle bist du die zentrale Drehscheibe zwischen Geschäftsführung, Team und Geschäftspartnern. Du sorgst dafür, dass unsere Kundenerlebnisse „on point“ sind, dass  maximal entlastet wird – und Sales-/ Client-Themen sauber vorbereitet, umgesetzt und nachverfolgt werden. Kurz gesagt, dass der Laden läuft.

Was du bei uns machst:

Executive-Assistenz & Tagesgeschäft

 

• Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei: Telefon, Agenda- und Reise-/Reservationen, E-Mail-Koordination, Spesen
• Du erstellst und finalisierst Unterlagen (Präsentationen, Briefings, Meeting-Packs)
• Du koordinierst Sitzungen inkl. Vor- und Nachbereitung (Traktanden, Protokoll/Notes, Follow-ups, Task-Management)

 

Client Service (Premium)

 

• Du bist erste Anlaufstelle für Kundinnen und Kunden (telefonisch & vor Ort) – professionell, herzlich, verbindlich
• Du organisierst Meetings end-to-end: Terminierung, Räume, Unterlagen, Hospitality, Nachbereitung/Next Steps
• Du stellst sicher, dass Antworten, Unterlagen und Rückmeldungen schnell und in Top-Qualität rausgehen

 

Sales Support & Pipeline-Organisation

 

• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Kundenterminen und Pitches (Unterlagen, Daten, Updates, Versand)
• Kein Kaltakquise-Sales – du unterstützt Relationship Manager mit Unterlagen, Follow-ups und Struktur
• Du pflegst und strukturierst Sales-/Kundeninformationen (z.B. CRM/Listen/Reports – je nach Setup)
• Du hilfst dabei, dass aus Leads professionelle Prozesse werden (Request Intake, interne Koordination, Rückmeldungen)

 

Onboarding, Prozesse & Schnittstellen

 

• Du koordinierst Kontoeröffnungen inkl. Dokumenten-Checks und Nachfassen
• Du bearbeitest bzw. koordinierst Compliance-Anfragen (ohne Verantwortung) im Rahmen der definierten Prozesse
• Du bist Schnittstelle zu Buchhaltung/Rechnungswesen, Compliance und externen Partnern
• Du übernimmst Office Management und allgemeine Administration (Dokumentenpflege, Korrespondenz, Büromaterial)

 

Was dich auszeichnet

 

• Nice to have: Bankausbildung (oder vergleichbarer Background im Wealth-/Asset-Umfeld)
• Must have: 3–5 Jahre Erfahrung in Assistenz / Client Service / Sales Support / Middle Office – idealerweise
• Sehr gute MS-Office Skills (Outlook, Excel, PowerPoint); du arbeitest schnell, sauber, strukturiert
• Schweizerdeutsch Muttersprache, Englisch sehr gut (mündlich & schriftlich)
• Du bist diskret, zuverlässig und serviceorientiert – und bleibst auch bei Tempo und parallelen Themen ruhig
• Du kommunizierst klar und freundlich und hast einen hohen Qualitätsanspruch („ownership“ statt „nur erledigen“)

  

Was Dich bei Eriya erwartet:

 

• Nähe zum Geschäftsführer, kurze Entscheidungswege, echte Verantwortung
• Viel Gestaltungsspielraum in einer Rolle mit Sichtbarkeit und Impact
• Flexible Arbeitsgestaltung, 6 Wochen Ferien, attraktive Konditionen
• Modernes, motiviertes Team und ein wachsender Markt, der aktuell extrem spannend ist
• Prime Location: Zürich Bellevue